Έχουν πεθάνει τα Meetings;

Σηκώνεις το βλέμμα στο ρολόι για πέμπτη φορά μέσα σε δέκα λεπτά. Σκρολάρεις αφηρημένα στο κινητό. Κοιτάζεις γύρω από το τραπέζι και αντικρίζεις βλέμματα χαμένα, σώματα παρόντα αλλά μυαλά σε άλλη..διάσταση. Κάποιος μιλάει για κάτι που θα μπορούσε κάλλιστα να είχε σταλεί με email.

Κλασικό: συνάντηση μισής ώρας που κρατάει 2-3 ώρες.

Αυτό το άρθρο γεννήθηκε από προσωπικές εμπειρίες τόσο δικές μου όσο και ανθρώπων που έρχομαι σε επαφή και αφορούν σε meetings που δεν οδηγούν πουθενά. Οι συμμετέχοντες μοιάζουν κουρασμένοι και αποσυντονισμένοι. Η ροή είναι χαοτική, δεν προκύπτουν ξεκάθαρα συμπεράσματα και συχνά καταλήγει να είναι μια αρένα συγκρούσεων αντί για εργαλείο συνεργασίας.

Και ναι, αυτό το χιουμοριστικό “θα κάνουμε meeting για να συζητήσουμε το προηγούμενο meeting” είναι πιο πραγματικό απ’ όσο θα θέλαμε.

Τι λένε τα δεδομένα για τα meetings;

Σύμφωνα με το Harvard Business Review, το 71% των στελεχών θεωρεί τα meetings μη παραγωγικά.

Η Atlassian σε έρευνά της αποκάλυψε ότι ο μέσος υπάλληλος ξοδεύει 30+ ώρες τον μήνα σε meetings, με τις μισές να θεωρούνται χαμένος χρόνος.

Το κόστος αυτής της αναποτελεσματικότητας; $37 δισεκατομμύρια ετησίως μόνο στις ΗΠΑ.

Και κάπου εδώ γεννιέται το ερώτημα: Τι μπορεί να γίνει;

Η λύση δεν είναι η κατάργηση.

Ένα σωστά σχεδιασμένο meeting μπορεί να είναι ανεκτίμητο: ευθυγραμμίζει ομάδες, ενισχύει τη διαφάνεια, επιταχύνει αποφάσεις, χτίζει συνεργασίες. Το πρόβλημα δεν είναι αν κάνουμε meetings. Είναι πώς τα κάνουμε.

Ας δούμε μερικές απλές αλλά κρίσιμες αρχές για να αποκτήσουν τα meetings ουσία.

1. Είναι πραγματικά απαραίτητο;

Από τη συνήθεια γεννιούνται πολλά meetings που δεν έχουν λόγο ύπαρξης. Συχνά συγκαλείται μια συνάντηση χωρίς να έχει προηγηθεί σκέψη αν όντως χρειάζεται.

Πριν στείλεις πρόσκληση, κάνε παύση. Σκέψου. Αναρωτήσου: «Θα μπορούσε αυτή η ανάγκη να καλυφθεί με ένα email ή ένα σύντομο μήνυμα;» Αν η απάντηση είναι ναι, τότε μη δεσμεύεις τον χρόνο των συναδέλφων σου. Η αφαίρεση των περιττών meetings είναι η αρχή προς έναν πιο ευέλικτο και παραγωγικό εργασιακό χρόνο.

💡 Tip: Πριν κλείσεις meeting, ρώτα: “Τι θέλω να πετύχω με αυτή τη συνάντηση;” Αν δεν υπάρχει σαφής στόχος, μην την κάνεις.

2. Ξεκάθαρη Ατζέντα

Ένα meeting χωρίς ατζέντα είναι απλά μια συνάντηση που στόχο έχει την δέσμευση. Όλοι παρόντες, κανείς δεν ξέρει προς τα πού πηγαίνει.

Η ατζέντα είναι η βασική αρχή κάθε παραγωγικής συνάντησης. Θέτει τα όρια, ξεκαθαρίζει τους στόχους, και βοηθά τους συμμετέχοντες να προετοιμαστούν. Είναι ένα σήμα σεβασμού προς τον χρόνο όλων και ένα εργαλείο εστίασης της κουβέντας.

💡 Tip: Στείλε την ατζέντα με την πρόσκληση. Αν δεν έχεις ατζέντα, μη στείλεις πρόσκληση.

3. Με ποιους γίνεται το meeting;

Ένα από τα πιο συχνά λάθη είναι να καλούμε περισσότερους απ' όσους πραγματικά χρειάζονται. Η παρουσία για "λόγους ευγένειας" συχνά καταλήγει σε χαμένο χρόνο και μειωμένη αποτελεσματικότητα.

Κάλεσε μόνο όσους έχουν ρόλο, ευθύνη ή προστιθέμενη αξία στη συζήτηση. Οι υπόλοιποι μπορούν να ενημερωθούν μετά.

Θυμήσου τον «κανόνα των 2 πίτσων» του Jeff Bezos: αν δύο πίτσες δεν φτάνουν για την ομάδα, τότε είναι πολλοί.

💡 Tip: Αν κάποιος πρέπει απλώς να ενημερωθεί, στείλε του μια σύνοψη μετά.

4. Ο χρόνος είναι χρήμα

Οι συναντήσεις σπάνια ξεκινούν και τελειώνουν στην ώρα τους. Το αποτέλεσμα; Χάσιμο εστίασης και διάχυση του σκοπού.

Ο Νόμος του Parkinson λέει: «Η εργασία επεκτείνεται ώστε να γεμίσει τον διαθέσιμο χρόνο.» Αν δώσεις σε ένα θέμα 60 λεπτά, θα το συζητάς 60 λεπτά, ακόμα κι αν χρειάζεται 20. Χρειάζεται αυστηρότητα με τη διάρκεια και απόλυτοι με την τήρηση της ατζέντας.

💡 Tip: Ξεκίνα στην ώρα σου, ακόμα κι αν κάποιοι καθυστερούν. Τελείωσε νωρίτερα αν ολοκληρώσεις. Ο χρόνος όλων μετρά.

5. Δράση

Το πιο συχνό φαινόμενο: να τελειώνει το meeting και να μην είναι ξεκάθαρο… τι πρέπει να γίνει.

Ένα meeting χωρίς σαφή επόμενα βήματα είναι χαμένος χρόνος. Πριν κλείσει η συζήτηση, πρέπει να έχουν αποτυπωθεί: ποιος κάνει τι, πότε, και με ποιο αποτέλεσμα. Οι αποφάσεις μετατρέπονται σε δράσεις, διαφορετικά όλα θα συζητηθούν ξανά στο επόμενο.

💡 Tip: Κλείσε κάθε meeting με τη φράση:“Ποιος αναλαμβάνει τι και μέχρι πότε;”

Φρόντισε να το στείλεις και σε email.

Το Συμπέρασμα: Λιγότερα. Μικρότερα. Καλύτερα.

Τα αποτελεσματικά meetings δεν είναι πολλά. Είναι Λιγότερα (μόνο όταν υπάρχει λόγος) Μικρότερα(σε διάρκεια & στοχευμένα) και Ουσιαστικότερα(με ξεκάθαρους στόχους και αποτελέσματα)

💡 Tip: Τα meetings δεν είναι χώρος κρίσης και σύγκρουσης. Είναι εργαλείο ευθυγράμμισης, ενημέρωσης, συνεργασίας και απόφασης. Αν τα επανασχεδιάσουμε σωστά, μπορούμε να κερδίσουμε πίσω πολύτιμο χρόνο και να τον επενδύσουμε εκεί που έχει νόημα.

Ποια είναι η δική σας εμπειρία;

Σκέφτεστε να αλλάξετε τον τρόπο που γίνονται τα meetings στην ομάδα σας;

Είμαστε στη διάθεσή σου για να συζητήσουμε πώς μπορείς να σχεδιάζεις συναντήσεις με ουσία και αποτέλεσμα.

Μπορείτε να επικοινωνήσετε μαζί στο info@coachandkeys.com ή με ένα απλό μήνυμα!